Секретарката ви трябва да знае как работите и къде се намирате във всеки един момент.
Спешна нужда от комуникация между шеф и секретарка
Не е хубаво да имате добра секретарка и никога да не отделяте време да я инструктирате. Това е класически пример на нещо, за което времето никога не достига, но ако се намери такова, то би ви помогнало да спестите значително повече. Много изпълнителни кадри започват деня си, като срещат секретарката, вероятно още с пристигането на сутрешната поща. Трябва да решите кое ви устройва най-добре и да разработите начин, по който непрекъснато да сте във връзка с нея, ако прекарвате много време вън от офиса си, въпреки че съвременните комуникации значително улесняват проблема.
Пестим ценно време с правилно общуване със секретарката
Секретарката трябва, ако е възможно, да споделя идеята ви за приоритетите в работата, знаейки какво бихте прекъснали, на кои хора или задачи бихте отделили повече време. С течение на времето би помогнало, ако й обясните какво точно правите и защо, така че да може да вникне в някои подробности на писмата и отчетите, които пише. Тя може да поеме инициативата при изпълнение на дадени проекти и да ви придружава на определени срещи, както и да организира времето в офиса по начин, значително подобряващ цялостната ефективност. Секретарката може да бъде отговорна за някои проекти и да взема решения за тяхното изпълнение.
За всичко, казано по-горе, има една предпоставка и тя е общуването. Не би било добре, връщайки се в офиса след пътуване веднага да видите, че нещата не са свършени или, че имате един куп срещи, които само биха ви загубили времето. Тази ситуация е причинена само от липсата на общуване със секретарката. Така че, говорете с нея редовно и помнете, че трябва и да слушате.
Забележка:
Работата със секретарка изисква правилно прилагане на всички управленски техники. Към тях спадат развитие, мотивация, организация, контрол и още много. Добрите взаимоотношения не просто се случват, те искат време. Но пък резултатите си струват.